Онлайн-кассы для интернет-магазинов: что это, кто должен подключить и как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-кассы или контрольно-кассовая техника (ККТ) нужны для учета продаж и соблюдения налогового законодательства. Их должны устанавливать большинство компаний, исключение составляют лишь некоторые виды бизнеса. Поэтому разберем, что такое онлайн-касса, как она работает и как поставить аппарат на учет в налоговую.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса или ККТ — это контрольно-кассовая техника для учета продаж и отправки информации о них в налоговые службы. Аппарат печатает чеки, записывает на внутренний накопитель данные об операциях и отправляет их в Федеральную налоговую службу (ФНС). Так ККТ помогает государственным органам отслеживать деятельность компании и учитывать все совершенные ею сделки.

Как выглядит онлайн-касса

Купленный или арендованный аппарат регистрируют в ФНС и у оператора фискальных данных (ОФД) — посредника, который получает от бизнеса статистику о продажах, затем обрабатывает ее и отправляет в налоговую. Данные обо всех чеках хранятся у оператора в течение пяти лет. Заключать договор можно с аккредитованным ОФД, отмеченными в реестре налоговой службы.

Как работает онлайн-касса

Разберемся в принципах работы кассовой техники:

1. Кассир принимает оплату, вносит информацию об операции в ККТ
2. Аппарат записывает данные на фискальный накопитель (ФН) и печатает чек на указанную сумму
3. ККТ передает информацию о продаже в ОФД.
4. Оператор обрабатывает сведения и пересылает отчет в ФНС.

На практике весь процесс занимает секунды и проходит онлайн, но есть кассы, которые работают без подключения к сети до 30 дней. Такие устройства собирают и записывают информацию на накопитель, а в моменты появления связи передают весь массив данных ОФД. Их используют в отдаленных районах, где нет постоянного интернета. 

Что входит в состав онлайн-кассы, какое дополнительное оборудование доступно

Точная комплектация зависит от модели ККТ, но основные составляющие у большинства аппаратов такие:

• Фискальный накопитель. Главная часть онлайн-кассы — съемное устройство с флеш-памятью и специальными модулями для записи, хранения, шифровки и передачи информации ОФД. 
• Принтер чеков. Устройства печатают квитанции разной ширины и с разной скоростью — все зависит от модели аппарата. Есть принтеры с ручным и автоматическим отрезом чеков. Последние удобнее, особенно в торговых точках с высокой проходимостью.
• Вычислительный модуль. Обрабатывает информацию о проводимых операциях. Бывает встроенным или внешним, если ККТ подключается к планшету или компьютеру.
• Устройство ввода. Клавиатура или сенсорный экран, через которые вводят сведения о покупке. 
• Монитор. На нем отображаются данные об операции. Аппараты с маленькими экранами показывают только стоимость и название проданного товара. На ККТ со средними и большими мониторами видна дополнительная информация о рабочей смене, кассире, остатках на складе. 
• Аккумулятор. Он есть не во всех аппаратах, а только в тех, которые могут работать автономно. Чем больше емкость батареи, тем дольше прибор работает без подключения к электропитанию. 

Помимо основных компонентов, онлайн-касса может быть оснащена сканером штрихкодов, сейфом для хранения выручки, компьютерным блоком, весами и терминалом для приема платежей с банковских карт.

Онлайн-касса со сканером штрихкодов и принтером чеков

Кому нужно и не нужно подключать онлайн-кассу

Контрольно-кассовые аппараты должны применять все индивидуальные предприниматели (ИП) и юридические лица, кроме тех, кто попадает под исключения, описанные в статье 2 Федерального Закона №54. Согласно этому документу, от установки ККТ освобождаются владельцы следующих видов бизнеса:

• Продажа бумажных газет и журналов в киосках и павильонах. 
• Торговля ценными бумагами.
• Обеспечение питанием сотрудников и учащихся в образовательных учреждениях в учебный период. 
• Продажа товаров на выездных ярмарках и рынках, за исключением стоящих на этих местах торговли павильонов, магазинов и палаток.
• Разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (с рук, в транспорте, с тележек).
• Продажа мороженого и безалкогольных напитков в розлив (молоко, вода, квас, лимонад, соки). 
• Сезонная торговля вразвал овощами и бахчевыми культурами.
• Продажа живой рыбы из автоцистерн.  
• Прием стеклотары и вторсырья для переработки, за исключением точек сбора металлолома, драгоценных камней и металлов. 

Без онлайн-кассы в Российской Федерации могут работать следующие категории лиц:

• ИП или физические лица, являющиеся плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) и выдающие чеки через приложение «Мой налог». Самозанятыми могут быть фрилансеры, парикмахеры, косметологи, мастера маникюра и все те, кто не продает товары чужого производства, не нанимает персонал и зарабатывает до 2,4 миллионов рублей в год. 
• ИП на патенте при выполнении таких работ, как: ремонт или пошив одежды и обуви, химчистка, изготовление ключей, ремонт мебели, животноводство, фотосъемка и обработка фотографий.
• Владельцы квартир и мест для парковки автомобилей, сдающие их в аренду.
• Предприятия, осуществляющие деятельность в удаленных и труднодоступных районах, согласно перечню, утвержденному компетентными органами субъектов Российской Федерации.

С полным списком исключений можно ознакомиться во второй статье закона № 54-ФЗ.  

Какие штрафы за нарушение правил работы с онлайн-кассами предусмотрены

Налоговая серьезно относится к соблюдению правил использования ККТ. За нарушение порядка предпринимателям и организациям могут вынести предупреждение или выписать штраф. При серьезных или многократных нарушениях ФНС имеет право запретить компании вести деятельности на срок до трех месяцев. К санкциями могут привести следующие действия:

• Компания работает без применения ККТ. Это одно из грубейших нарушений, за которое ИП могут оштрафовать на 25-50% от суммы неучтенных продаж, но не менее 10 000 рублей. Для организаций штрафы выше — уже 75-100% от суммы продаж без ККТ, но не меньше 30 000 рублей. Дополнительно ФНС оштрафует персонал, который продал товар мимо кассы — на 25−50% от суммы сделки.
• Не выдали чек на проданный товар или услугу. Сумма штрафа фиксированная — 2000 рублей для ИП и 10 000 рублей для компаний. 
• Не предоставили документы на онлайн-кассу в ФНС. Первое нарушение карается предупреждением. За повторное выписывают штраф 1500-3000 рублей для предпринимателей и 5000-10 000 рублей для компаний.
• Не зарегистрировали кассу в ФНС в установленные сроки. Штрафы аналогичны описанным в пункте выше — 1500-3000 для ИП и 5000-10 000 рублей для организаций.

На конечную сумму взыскания влияют частота и серьезность нарушения. Если ситуация произошла впервые и ошибка была непреднамеренной, то можно обойтись предупреждением или минимальным штрафом. За многократные нарушения суммы будут больше.

Какие виды онлайн-касс существуют

Онлайн кассы отличаются по функционалу, размерам, стоимости и другим параметрам. Есть как небольшие аппараты, которые умеют только печатать чеки и передавать данные ОФД, так и целые POS-системы со сканером, весами, сейфом и компьютерным блоком. 

Стационарные онлайн-кассы

Это кассовые машины или POS-системы, как их чаще называют. В их комплектацию входит фискальный регистратор, оборудование для эквайринга, монитор, сканер штрихкодов, весы, сейф для хранения денег, клавиатура. Стационарные кассы встречаются в крупных супермаркетах и точках общественного питания, где большая проходимость людей и много товаров. Работают от сети. 

В POS-систему можно устанавливать дополнительное программное обеспечение (ПО) для работы со складом и бухгалтерией, отслеживания времени работы кассира, количества продаж и складских остатков. Можно купить онлайн-кассу сразу в полной комплектации или собрать самостоятельно, установив только необходимое оборудование. В последнем случае лучше выбирать компоненты одного производителя, чтобы они были совместимы. 

Стационарная онлайн-касса с чековым принтером, сканером и сейфом

Смарт-терминалы

По-другому их называют POS-терминалами (не путать с POS-системами). Это кассы, по виду напоминающие маленький или большой планшет. В качестве устройства ввода используется сенсорный экран. В прибор встроены накопитель и чековый принтер, модели подороже оснащены эквайрингом. В терминал можно загрузить ПО для отслеживания количества продаж или товарных остатков.

Главные достоинства смарт-ККТ — компактность и функциональность. Они требуют мало места и стоят дешевле POS-систем. В них можно устанавливать софт и при необходимости подключать сканер, весы, эквайринг и другое оборудование. Подойдут для любого бизнеса. 

Онлайн-касса в виде планшета

Мобильные (автономные) онлайн-кассы

Основные задачи этих ККТ — создавать чеки, хранить и пересылать данные оператору. Они могут записывать информацию на устройство без подключения к сети и пересылать ее ОФД в моменты связи с интернетом. Устройства имеют компактный размер, поэтому их удобно брать с собой и использовать в курьерских службах. Внутри мобильного ККТ есть ФН и принтер чеков, дополнительно можно подключить эквайринг. 

Устройства работают от сети или батареи. Соединение с ОФД осуществляется по Wi-Fi или мобильной сети. Оборудование подойдет для малого бизнеса, такси и фирм, где покупку можно оплатить курьеру в момент доставки. Благодаря автономности такие кассы подойдут для магазинов, где есть проблемы со связью.

Автономная онлайн-касса с принтером чеков

Онлайн-кассы с эквайрингом (2в1)

Это аппараты, не требующие подключения терминала для использования карт — эквайринг уже встроен в них по умолчанию. У таких приборов часто сенсорное устройство ввода. Оплату можно принимать как наличными, так и по карте, выбрав нужный вариант в настройках.

Компактные кассы с эквайрингом могут работать от сети и аккумулятора, а к интернету подключаться как по Wi-Fi, так и через сим-карту. Поэтому их используют для курьерской доставки и работы в такси.

Онлайн-касса с эквайрингом

Фискальные регистраторы

Это аппараты, оборудованные накопителем и принтером. У них нет модема, аккумулятора, монитора и клавиш для ввода информации, недоступна установка ПО. ФН работает только в связке с компьютером или планшетом с соответствующим программным обеспечением. Особенности такого устройства в том, что оно однократно фиксирует ИНН пользователя и регистрационный номер кассы, перезаписать эту информацию невозможно. Поэтому ФН не покупают с рук, с ним работает только один владелец.

Регистраторы с накопителем и принтером

Облачные онлайн-кассы

Это виртуальные кассы, которые подключают интернет-магазины для дистанционной торговли. Они выполняют все действия удаленно — принимают информацию о расчетах, формируют электронный чек и передают данные в ОФД. Их можно использовать только для онлайн-бизнеса.

Облачные онлайн-кассы берут в аренду. Физический ККТ находится в Центре Обработки Данных (ЦОД). Управление осуществляется удаленно через личный кабинет предпринимателя. Принцип работы устройства не отличается от обычных касс, за исключением того, что платежи принимаются онлайн. 

Работа виртуальной онлайн-кассы

Как выбрать онлайн-кассу

ФНС России не предъявляет особых требований к функционалу онлайн-касс для ИП и организаций. Главное, чтобы информация о чеках своевременно передавалась ОФД и в налоговую. Поэтому вы можете выбрать любую кассу, за исключением облачной, которая подходит только для онлайн-торговли. Чтобы не потратить лишние деньги на оборудование и приобрести устройство с подходящим функционалом, учитывайте следующие факторы:

• Потребности бизнеса. Крупным магазинам на онлайн-кассе экономить не стоит. Лучше выбирать POS-систему или POS-терминал, которые будут сочетать несколько функций и справятся с задачами в условиях высокой проходимости. А вот небольшим магазинам одежды или других товаров подойдут кассы с эквайрингом либо мобильные устройства с терминалом для оплаты картами. Если можно установить на точке ПК или планшет, подойдет и обычный фискальный регистратор. 

• Условия работы. Если бизнес мобильный или магазин находится в месте с плохой связью, выбирайте автономную кассу или устройство с эквайрингом, которое работает от аккумулятора. В крупных торговых точках, где нужна высокая скорость обработки платежей, лучше установить стационарную онлайн-кассу или POS-терминал. 
• Совместимость с ПО и дополнительным оборудованием. При выборе кассы определитесь с тем, какие задачи она будет выполнять и какое оборудование вы планируете к ней подключать. Если хотите автоматизировать учет остатков товара на складах, устанавливайте POS-системы, совместимые с программами «1С», «Мой склад» или «Контур». Для магазина с большим количеством товарных наименований выбирайте аппарат со сканером штрихкодов или возможностью его подключения. 

Перед покупкой кассы убедитесь, что она соответствует требованиям законодательства вашей страны. Обратитесь к перечню моделей кассовых аппаратов в реестре ККТ на сайте налоговой службы, чтобы удостовериться, что выбранная модель разрешена к использованию.

Где купить и как зарегистрировать онлайн-кассу

Далее разберем, где купить онлайн-кассу, как подключить и зарегистрировать ее в налоговой. 

Где можно купить ККТ

Устройство можно купить или взять в аренду у ОФД, операторов сотовой связи, завода изготовителя, предыдущего владельца или в банке. Разберем подробнее каждый вариант:

• У оператора фискальных данных. Многие операторы не только оказывают посреднические услуги, передавая информацию в налоговую, но еще и продают кассовые аппараты. Преимущество такой покупки в том, что специалисты фирмы самостоятельно подключат и зарегистрируют устройство в налоговой. 
• В банке. Банки обычно предлагают аренду ККТ вместе с открытием счета и услугой эквайринга. Для клиента такое предложение может быть выгодным, так как при покупке пакета услуг действуют разные скидки. Однако учитывайте, что при смене эквайера банк может предложить менее выгодные условия аренды или попросит вернуть оборудование. 
• У оператора сотовой связи. Мегафон, Билайн и МТС продают и сдают в аренду онлайн-кассы. Этот вариант подойдет, если вы подключаете ККТ по мобильной сети и компания предлагает выгодные тарифы на интернет. Минус таких аппаратов в том, что они уже привязаны к программному обеспечению оператора. 
• У производителя. Обычно изготовители не продают ККТ в розницу, поэтому вариант подойдет только в случае, если вам нужно много оборудования. Оптовая покупка у производителя поможет неплохо сэкономить. 
• У прошлого владельца. ККТ можно купить с рук, но для этого убедитесь, что аппарат был снят с учета в налоговой. Учтите дополнительную трату на новый фискальный накопитель — его придется заменить в любом случае, так как подключить уже бывший в использовании технически невозможно. 

Перед покупкой проверьте, есть ли фискальный накопитель и ККТ в реестре налоговой службы. Если их там нет, ФНС может отказать в постановке на учет. Перейдите на страницу проверки онлайн-касс и чеков на сайте налоговой и выберите пункт «Проверка ККТ» или «Проверка ФН», в зависимости от того, какое оборудование вы планируете приобрести. 

Как проверить ККТ и ФН на наличие в реестре ФНС

Выберите модель аппарата и введите заводской номер, указанный в его паспорте. Кликните «Проверить». 

Проверка наличия в реестре

После покупки аппарат подключают и ставят на учет в налоговой. Если вы приобрели ККТ у ОФД, в банке или у мобильного оператора, то специалисты фирмы могут провести процедуру регистрации за вас. Для этого предоставьте им запрашиваемые данные о бизнесе. Мы же рассмотрим, как можно поставить кассу на учет самостоятельно.

Как зарегистрировать онлайн-кассу

Аппарат должен быть подключен к интернету для передачи данных в ОФД. Подключиться можно по Wi-Fi или мобильной сети. В последнем случае в ККТ устанавливают сим-карту с интернет-пакетом. Далее нужно:

1. Зарегистрироваться у ОФД. Выберите любого оператора из реестра налоговой службы. Стоимость их услуг примерно одинаковая — около 3000 рублей в год. 
2. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она понадобится для регистрации кассы в режиме онлайн. КЭП выдается бесплатно в налоговом отделении. Если у организации уже есть подпись, то новую оформлять не нужно. 

Затем переходите к постановке ККТ на учет:

1. Откройте кабинет налогоплательщика на сайте ФНС и в разделе «Услуги и сервисы» нажмите «Мои кассы».

Личный кабинет налогоплательщика

1. Кликните «Зарегистрировать ККТ».

Регистрация онлайн-кассы

1. Выберите «Заполнить параметры вручную» → «Продолжить».

Выбор способа заполнения документа

1. Заполните заявление на регистрацию устройства. Введите адрес и название торговой точки, где поставите аппарат, наименование модели и другую информацию о кассе. Укажите ОФД, с которым будете работать. Далее нажмите «Подписать и отправить», чтобы налоговая служба получила документ. Для завершения действия потребуется КЭП.   

Заявление о постановке устройства на учет

1. Документ уйдет на проверку. Если все данные корректны, рядом с названием кассы отобразится информация о том, что прибор принят на учет. В столбце РН ККТ будет указан регистрационный номер ККТ — он понадобится для дальнейших действий. 

Постановка на учет в ФНС

1. После проверки нужно ввести РН ККТ и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) в аппарат. На это дается 24 часа с момента проверки заявления ФНС. Ошибаться в цифрах нельзя, иначе регистрацию завершить не удастся и придется покупать новый ФН, так как он рассчитан только на однократный ввод номера. Если все указано правильно, аппарат напечатает отчет о регистрации в формате чека. Сохраните документ для следующего шага.
2. Вернитесь в раздел «Мои кассы» в кабинете ФНС и откройте отчет о регистрации. Укажите дату и время выдачи чека и его фискальный номер. В поле «Фискальный признак» введите 10 цифр, которые указаны на распечатанном отчете в строке «ФП» или «ФПД». Далее укажите ИНН ОФД, эти цифры вы тоже найдете на чеке. После заполнения кликните «Подписать и отправить», чтобы документ ушел на модерацию в ФНС. Если все сделано без ошибок, рядом с кассой появится отметка об успешной регистрации.

Отчет о регистрации устройства в ФНС

В течение следующих 10 дней налоговая пришлет в кабинет карточку о постановке оборудования на учет. Ее можно не распечатывать, документ будет доступен онлайн при входе в учетную запись.

И наконец, завершающий шаг – принятую на учет ККТ добавьте в кабинет на сайте ОФД. Для этого перейдите на сайт компании и заполните анкету. Укажите РН ККТ и настройки для связи аппарата с ОФД. Последние параметры вам сообщит оператор. При возникновении сложностей не стесняйтесь обращаться в техподдержку — сотрудники компании помогут во всем разобраться.

Какие ошибки могут возникнуть при регистрации онлайн-кассы в личном кабинете ФНС:

• Модель устройства отсутствует в реестре налоговой службы. Чтобы избежать ошибки, заранее проверяйте аппарат на соответствие правилам ФНС. О том, как это сделать, мы писали выше. 
• Касса числится украденной. Чтобы не случилось такой ошибки, перед покупкой б/у ККТ уточните в налоговой, был ли прибор снят с регистрации и нет ли с ним каких-то проблем.
• В заявлении указаны неверные или неполные данные об организации или кассе. Обратитесь в ФНС и заполните новый документ.

При регистрации кассы для автономной работы без интернета уточните, включен ли адрес установки аппарата в перечень отдаленных местностей. Такие списки утверждаются органами государственной власти для каждого региона. Если адрес отсутствует в перечне, ФНС может отказать в постановке на учет. 

Подведем итоги

Онлайн-кассы нужны для соблюдения налогового законодательства. Вы можете выбрать как простое устройство, так и сложное со множеством дополнительных функций. Перед покупкой или арендой проверяйте ККТ в реестре на сайте ФНС — не приобретайте приборы, которых нет в списке разрешенных, так как налоговая может отказать в постановке на учет. Помните и о правилах регистрации аппарата — четко следуйте инструкциям ФНС и соблюдайте установленные сроки.